宁德监狱档案文书整理及档案数字化服务采购合同

合同编号：

甲方：福建省宁德监狱

　　乙方：福建兰台库房智能化科技有限公司

　　甲、乙双方本着互惠互利的原则，经友好协商，就宁德监狱档案文书整理及档案数字化服务竞价采购项目结果达成一致,协议如下：

一、标的物技术参数要求及合同金额

甲方现有室藏历史纸质档案需要整理及数字化服务主要为文书档案部分，其中文书档案整理为2018年及2019年文书档案，约4000件；档案数字化服务为2016年至2019年文书档案数字化，约60000页，均为A4等规格档案数量。以上数据均为预估数据，结算数量以实际核算为准。如实际数量有所变动，完工期不变，总价不变。

工作内容：包含文书档案整理及全文扫描处理，基本流程包括：档案归档整理→科室分类→编号调卷→编页码→填写卷内文件目录和备考表→装订案卷→案卷排列与编号→填写案卷外表面→整理核对→部分已破损的档案修裱→原件拆卷→档案扫描→图像处理→条目录入→数据存储及合并→光盘刻录→数据挂接（关联）→原件装订→完整归还→数据检查等工作。乙方还须提供免费导入采购单位已有的电子文档的服务。

质量标准：符合相关工作要求及采购单位验收要求。

乙方为完成服务所使用的设备及耗材等必须通过合法渠道获得，具有在中国境内的合法使用权和用户保护权。

项目合同金额：39620元。

二、服务要求

1）乙方必须严格遵守《福建省档案条例》、《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》中的相关规定。数字化加工现场要布置协调、整齐，管理有序。工作人员要求遵守甲方各项规章制度，数字化工作时间为法定工作日，法定节假日不安排加班，每天工作时间参照档案室工作人员工作时间。调档、拆卷与装订均在甲方指定场所内完成，确保档案资料的安全保密。

2）扫描前处理

A、 编写页码：

a、对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号用铅笔划掉。

b、一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

c、左装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角；右装订的卷，正面编在左下角，背面编在右下角；上装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角。

b、已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明；

d、一份文件在卷内被其他档案材料分开排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新编号。

c、案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格（两张以上相同的空白表格）、白纸及废草稿纸不编页号。

d、如确认是废草稿纸，若卷内图文与前后文件没有任何联系的可以不编页号，但如果文件的内容能够连接，也可按顺序编号。

e、案卷遇有特殊情况，由档案馆项目管理人员决定是否重新编号。

B、 档案装订物拆除

a、逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。

b、拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经档案馆项目管理人员确认保持原貌；对无破损但褶皱的页面可采用电熨斗熨平，电熨斗温度必须控制在60度以内。

C、重份档案的处理

同一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录中标注说明，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描；同一案卷内，出现的重复文件，应将重份文件置于备考表后编页，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描。

D、档案保护性处理

档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在备考表和目录著录项上说明情况，能够扫描的先扫描，而后检送修复。

E、填写备考表

凡经数字化前整理的档案，应填写备考表，并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况。如邮票、商标、案例、书稿、手稿、名人手迹、实物档案及特殊文种。

3）确保在著录和扫描过程中不对档案原件造成损伤。前期档案由于时间久远，纸张载体质量差，损毁较严重，对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等。裱糊工作不收费。将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。处理过程中要记录每卷档案原件的总页数，注明每一页幅面的大小A3或A4，A2或A0，原件缺码的也要注明。按要求把扫描件和非扫描件区分开。重份的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿。

4）档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

5）保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。扫描图像质量不得低于档案原件复印质量。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过5度。

6）档案扫描完成后，需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7）目录校对和审核、逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息（档号、文件题名、文件时间、责任者、文件编号、解密划控等），如有不规范、不准确的要修改、补充,如遇档案原件页码编错，或者漏编，应该按照档案相关规范更正或者补编页码。以前著录漏录的要补录，没目录的要编目、录入，错误条目要修改。数据格式选择必须符合福建省监狱局档案数据档案格式规范的要求, 并确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。

8）个别原来没有卷内目录的卷，要把补录的目录打印出来制作成卷内目录归入卷宗，原来目录有错误的需要重新打印目录，重新装订。对不规范、不准确文件题名（含英文档案），须依据《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》，进行修订或重新拟写，对于数据库内无目录的须补拟，通过全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确揭示卷内文件主要内容。并做好所修改案卷目录的台帐登记备案工作。

9）为保障数字化成果质量，中标方需提供数字化配套系统，对数据进行校验、转换、验收、刻录、识别转换等处理，同时中标方需对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料，在成果移交时必须按要求向甲方移交。

10）合同签订生效后5天内，乙方完成人员进场，同时项目所需全部设备应到达项目工作场地并完成设备调试，向甲方申请调档。

11）人员配备

①本项目现场实施负责人，有3年以上国家综合档案馆档案数字化加工负责人经历，承诺全面负责项目实施至本项目合同期满（除非甲方要求更换负责人）。

②乙方的工作人员作息时间与甲方工作人员基本一致。

12）保密与安全  

①乙方须在合同中进行责任约定（保密与安全协议另签）；乙方在工作期间必须遵守福建省监狱管理局的相关保密制度。

②档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属甲方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

③工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

④参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员。乙方必须与所有参与本项目的工作人员签定保定安全协议书。中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得甲方同意（特殊情况除外）。

⑤乙方必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定。乙方在工作中必须与甲方做好档案的安全交接，并有记录。

⑥乙方对本项目的应急预案措施安全保密工作的可行性、可控性、操作性强，应急效果好，且能按照最新的国家监狱局的通知要求进行涉密件与非涉密件的区分。

⑦乙方不得把不属本项目的资料带进工作场所进行操作，安排专业人员进行设备维护。

13）项目进度要求。本项目档案纸质复杂，工作量大，项目进度紧，乙方需有充足的人员和设备以及数字化技术保障。在合同签订前，乙方需在加工场所配备项目需要的所有应配设备和人员。

14）乙方应将档案数字化生成的扫描数据挂接甲方现有档案系统且上传数据能够正常使用，此外还应另存一份扫描数据保存于外接硬盘交于甲方。硬盘由乙方免费提供。

15）材料销毁

数字化加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过甲方项目管理人员办理相关手续后方可销毁。分批验收进行数据移交完成后，工作站上的数据必须在甲方项目管理人员的现场监督下销毁。完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。并把存贮档案数据的所有硬盘移交甲方。加工项目结束后，对具有存储功能的设备，必须将所有数据彻底删除后，确保数据不外泄的情况下，所有设备由中标单位收回。

16）技术标准

按照《归档文件整理规则》福建省地方标准（DA/T22-2015）完成2018年、2019年文书档案整理归档和《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》要求完成2016年至2019年档案数字化服务。

17）设备与技术要求

A、扫描设备

扫描设备为零边距平台式扫描仪、高速扫描仪和大幅面扫描仪，分辨率在≥300DPI以上；乙方需根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，纸张状况较差，以及过薄、过软或者超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。大幅面的采用图纸扫描仪。乙方需自携设备和人员上门提供加工服务，包括项目所需所有设备包括：电脑、扫描仪、服务器、移动硬盘、存储设备、网络环境、办公桌面等）、甲方只提供场地和必要的档案业务指导。

B、扫描模式：为了保证完整呈现档案原貌，档案全部采用全彩扫描。

C、扫描分辨率：扫描分辨率参数大小均选择≥300dpi，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

（1）采用彩色模式对档案进行扫描时，其分辨率均选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率到500dpi。

（2）对特殊纸质档案，如照片等，扫描采用彩色，分辨率选择≥600dpi。

D、扫描规格与命名

（1）对档案数字化加工后，存储的图像文件，单页平均保持在300KB以下。

（2）纸质档案扫描的图像存储为TIFF格式，并能根据要求输出JPG，双层PDF格式。

（3）纸质档案扫描后形成的图像文件以该纸质档案的档号命名。

E、数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）备份方式：为保证数据安全，乙方应对扫描数据进行硬盘备份，备份份数2份。备份硬盘由乙方提供。

（3）备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）数据挂接：要求数字化的档案能准确的与福建省监狱管理局办公OA中的档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确性。

三、履约保证金

履约保证金金额为中标金额的5%。乙方需在合同签订前向甲方支付履约保证金。

履约保证金于合同履行完毕，且无未了结事宜，甲方在收到乙方履约保证金退还申请后30日内无息退还至乙方对公账户。

四、交付要求

交付时间：合同签订之日起6个月内完成全部档案整理及数字化工作，并交付甲方验收。

交付地点：福建省宁德监狱

交付条件：按要求完成2018年、2019年文书档案整理及2016年至2019年档案数字化服务，交付甲方验收。

五、验收

全部任务完成后，乙方正式书面提请验收。甲方按规定组成验收小组，按验收标准随机进行抽样检查。形成2018年、2019年文书档案目录，2016年至2019年档案数字化要求保存在甲方OA档案应用管理系统上的图像及其属性数据与保存在硬盘上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

六、支付方式

乙方服务完毕经甲方验收合格后，乙方向甲方提交合法有效的等额增值税普通发票及相关材料，甲方在收到乙方提交的发票等完整报销材料后30日内支付95%服务款到乙方账户。其余5%服务款于验收合格之日起1年后如无因质量问题产生相关费用，采购方于30天内全额无息返还；如因质量问题产生相关费用，甲方从保证金中扣除相关费用后返还。

七、知识产权

乙方提供的服务中有涉及知识产权的部分应符合国家知识产权法律、法规的规定；乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，若任何第三方提出此方面指控均与甲方无关，乙方应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若甲方因此而遭致损失，则乙方应赔偿该损失。

八、售后服务要求

本采购项目服务质保期要求为经验收合格之日起1年，在质量保证期内，提供免费纠错，数据格式转换、数据迁移、挂接软件服务。乙方在接到甲方售后通知后 12小时内应委派专业技术人员到现场免费提供咨询、维修和导入等服务，其中发生一切费用由乙方承担。

质保期满后，乙方仍须负责对其实施的项目提供技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。12小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证甲方的正常使用。

九、违约处理

乙方因自身原因未按照合同规定时间内完成整个项目的服务工作，责任由乙方承担，每逾期一天，支付违约金人民币100元，最高支付额度不超过履约保证金，甲方有权从履约保证金中扣除。

乙方达不到项目要求，乙方应负责根据合同及甲方的要求采取相应的处理措施进行整改，乙方超过15天未整改完毕的，甲方有权没收履约保证金，乙方承担由此发生的一切损失和费用。

乙方违反合同约定造成合同不能履行或不能完全履行，甲方有权没收履约保证金。

乙方未按合同要求提供售后服务的，每次扣乙方100元，甲方有权从质保金中扣除。

十、其他

知识产权：乙方提供的服务中有涉及知识产权的部分应符合国家知识产权法律、法规的规定；乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，若任何第三方提出此方面指控均与甲方无关，乙方应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若甲方因此而遭致损失，则乙方应赔偿该损失。

保密条款：乙方应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同期间知悉的或收到的甲方的财务、技术、产品信息、民警资料或其他工作上的文件资料、工作内容等予以保密，不得向本合同以外的任何第三方披露，签订并严格执行《单位保密承诺书》；乙方进入甲方工作区域的工作人员需签订《个人保密承诺书》，严格履行保密义务。乙方违反本条约定泄露甲方的涉密信息的，应承担相应的法律责任，造成甲方损失的，乙方应当依法承担赔偿责任。本条款不因合同届满或解除而失效。

廉政条款：乙方及其工作人员不得有以任何形式行贿甲方工作人员的行为，若发现并被核查属实的，甲方有权解除合同且不退还履约保证金，情节严重的，乙方及其工作人员还要承担相应的法律责任；甲方及其工作人员不得索要或接受乙方的礼金及吃请等，如有违反廉政纪律等行为的，依据有关规定给予党纪、政纪或组织处理，情节严重的，还应承担相应的法律责任。

十一、合同纠纷处理方式

甲乙双方必须认真履行合同条款。因本合同或与本合同有关的一切事项发生争议，由双方友好协商解决，协商不成的，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

本合同生效后，双方对合同内容的变更或补充应采取书面形式，并经双方签字并盖章确认。

十二、其他

1.本采购项目的竞价文件、乙方的响应文件以及相关的承诺等均为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

2.本合同一式四份，经双方法定代表人或委托代理人签章并加盖公章后生效。甲方执三份，乙方一份，具有同等法律效力。

（以下无正文）

甲方（公章）：福建省宁德监狱

甲方法定代表人或委托代理人签字: 

乙方（公章）：福建兰台库房智能化科技有限公司

乙方法定代表人或委托代理人签字：

签订日期：2021年2月     日